grand_otel_Ukrayina (1)

ЗМІСТ

4

12

Організація господарської діяльності в готельному

комплексі і характеристика його структурних підрозділів 12

Організація туристсько-екскурсійного обслуговування 15

єкт лінцензування на здійснення 15

туристської діяльності

Організація роботи в службі прийому та розміщення 17

4.1 Структура служби прийому та обслуговування 17

4.2 Технологія бронювання місць і номерів готелю 19

4.3 Прийом та розміщення гостей 21

4.4 Облік проживаючих в готелі 23

4.5 Організація розрахунку та виїзду в готелі 25

Індивідуальне завдання . Відмінності документообігу

малих готелів 29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

І. ІНСТРУКТАЖ З ТЕХНІКИ БЕЗПЕКИ

 

полягає в тому, що головним принципом готельних систем безпеки є забезпечення комфорту гостей. З метою забезпечення безпеки гостей працівники готелю зобов’язані інформувати туристів про можливі небезпеки під час відпочинку, необхідність виконання загальнообов’язкових вимог та запобіжних чи попереджувальних заходів.

іжні та попереджувальні засоби:

— План евакуації при пожежі;

безпеки для мешканців готелю ;

папці з рекламними матеріалами;

— Інструкції з охорони праці;

— Протипожежні знаки;

— Евакуаційні виходи;

— Вогнегасники;

цію;

— Протипожежне водопостачання;

— Блискавковідвід;

емлення, спринклерні установки;

— Дренчерні системи.

Під час відпочинку люди найменше думають про свою безпеку, що іноді призводить до небажаних наслідків, пов’язаних з ризиком для життя.

Тому завдання адміністрації готелю полягає в попередженні можливого ризику для життя і здоров’я відвідувачів. Тому з перерахованими вище засобами та заходами мають бути ознайомленні всі клієнти готелю, тобто працівники готелю мають провести рекламування їх задля забезпечення безпеки в готелі.

Інформування працівників здійснюється не лише на етапі розроблення проекту акта про охорону праці, але й після прийняття акта шляхом ознайомлення всіх працівників з його змістом. На роботодавця покладається обов’язок розповсюдження інструкцій шляхом їх видання (тиражування), придбання у вигляді брошур, односторонніх аркушів, плакатів.

Важливе значення у захисті прав працівників на охорону праці на підприємстві, в установі, організації належить колективному договору.

.

адання першої медичної допомоги.

м менше буде безневинних жертв.

я на робочому місці.

ися з вимогами техніки безпеки.

телі приділяється велика увага.

тробезпеки, навчання персоналу.

.

онтрактом).

» персонал дотримується санітарно-гігієнічних норм і правил, встановлені органами епідеміологічного

в та їхнього обладнання».

.

в належній чистоті.

ені на виконання таких завдань:

а під час перебування в готелі;

адіжок, актів вандалізму тощо);

актів (нападів, саботажу тощо);

всіх громадських місцях готелю;

— забезпечення постояльцям спокою і конфіденційності під час їх перебування в готелі;

іліції, швидкої допомоги тощо);

сності всього персоналу готелю;

ого заповнюваність.

, приміщень і людей від пожежі.

ремонтних й інших видах робіт.

етапів:

ення пожежної охорони в готелі;

ожежної підготовки працівників;

ння протипожежної профілактики.

о прибуття пожежних.

водяться при прийомі на роботу.

жну безпеку в цьому підрозділі.

Для забезпечення суворого протипожежного режиму в готелях розробляються спеціальні пам’ятки, у яких викладають і основні рекомендації з заходів пожежної безпеки і правила поведінки при пожежі. Ці пам’ятки знаходяться в кожному номері в папці з рекламними матеріалами.

их цінностей на випадок пожежі.

Протипожежна профілактика полягає у профілактиці пожеж на етапі проектування і будівництва, застосуванні системи автоматичної пожежної сигналізації, використанні засобів і систем пожежогасіння, застосуванні системи оповіщення про пожежу, відпрацьовуванні системи дій у випадку пожежі й евакуації людей.

безпеки в готелі забороняється:

попільнички);

п’ятильники, електрокавоварки);

ічки, бенгальські вогні та ін.;

ршери, настільні та інші лампи;

лю «Гостинний Дім»(Додаток Д ).

абором необхідних медикаментів.

абором необхідних медикаментів.

Можу зробити висновок, що задля успішного виконання своїх обов’язків директор готелю приділяє значну увагу охороні праці працівників та старається її покращити. Стежить за дотриманням трудового законодавства та піклується про відпочинок працюючих. Одним з найкращих засобів попередження небезпеки в готелі є інформування гостей про техніку безпеки та правила пожежної безпеки. Задля цього працівники готелю доводять до відома гостей інформацію яка допоможе уникнути аварій та небезпечних ситуацій. Такі рекламні носії як, плакати, брошури, буклети та листівки з охорони праці та техніки безпеки — є дуже ефективними засобами для навчання людей правильним діям у надзвичайних ситуаціях. В результаті ми можемо побачити якісно виконану роботу всього персоналу, організованість та високі показники безпечного процесу обслуговування.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ІІ. ЗАГАЛЬНЕ ОЗНАЙОМЛЕННЯ З БАЗОЮ ПРАКТИКИ

2.1 Організація господарської діяльності «Гранд готелю Україна», його характеристика

 

.

орони та протипожежної безпеки.

розрахунку за вашим вибором. Також ви можете скористатись міжнародними платіжними системами — такими як VISA, MasterCard, AMEX.

та залізничних квитків.

слугу необхідно замовити не менше ніж за шість годин).

готелю.

суто слов’янським гостинністю.

.

можливо приготування страв за індивідуальними замовленнями, замовлення страв в офіси і додому.

нкерманским каменем і кахлем.

нкерманский камінь, дубовий паркет, килимове покриття з натуральних волокон. Відпочиваючи біля каміна, Ви відчуєте себе королем розкоші і комфорту, а бар запропонує Вам широкий вибір свіжих соків і кави. Це найкраще місце для поповнення сил після зміцнювальних процедур.

турецької лазні і повітряні бульбашки джакузі як самі по собі, так і в комплексі, дозволять гостям повною мірою насолодитися атмосферою Клубу Здоров’я.

Після омолоджуючої сауни Ви відпочинете і відновите сили в кімнаті відпочинку. Лежачи на м’якому шезлонгу, можна подивитися телевізор і випити чай, який в оздоровчому комплексі представлений в широкому асортименті.

У цьому абсолютно впевнені інструктора тренажерного залу.

 

 

 

 

 

ІІІ. ОГРАНІЗАЦІЯ ТУРИСТСЬКО-ЕКСКУРСІЙНОГО ОБСЛУГОВУВАННЯ

.

 

Єдиний державний реєстр підприємств і організацій України, завірена нотаріально або органом, який видав оригінал документа. Органу ліцензування заборонено вимагати інші документи, не передбачені законодавством України. Орган ліцензування повинен прийняти рішення про видачу ліцензії або відмову в її видачі в термін не пізніше 10 робочих днів з дати надходження заяви про видачу ліцензій та документів, доданих до заяви.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ В СЛУЖБІ ПРИЙОМУ ТА РОЗМІЩЕННЯ.

4.1 Служби гранд готелю Україна

 

До функцій служби бронювання відносять:

1. Прийом заявок і їхня обробка.

2. Складання необхідної документації: графіків заїзду щоденно

(тиждень, місяць, квартал, рік), карти руху номерного фонду.

Прийом заявок здійснюється по телефону, факсу, поштою, за допомогою комп’ютерних систем бронювання. Кожна заявка повинна містити наступну інформацію:

— дату і час заїзду;

— дату і час від’їзду;

— кількість гостей;

— категорію номера (люкс, апартамент, економічний клас, бізнес-клас);

— послуги в номері (наявність ванни, душу, телевізора, холодильника,

сейфа, міні-бару і т.д.);

— послуги харчування (тільки сніданок, напівпансіон, повний пансіон);

— ціну (при вказані ціни варто точно визначити, за що платить гість: за весь час перебування, за один день перебування, за кожного проживаючого, тільки за розміщення, за розміщення і харчування, за розміщення і сніданок і т.д.);

— прізвище того, хто буде оплачувати рахунок (чи назва фірми);

— вид оплати (наявний, безготівковий, з використанням кредитної картки);

— особливі побажання (заздалегідь забронювати стіл у ресторані,

трансфер, можливість тримати в номері тварин і т.д.).

приймає наступні рішення.

1. Неявка гостей вважається додатковою витратою і враховується при формуванні цінової політики.

2. При бронюванні потрібно передоплата або інформація про номер кредитної картки.

3. Готель здійснюють “подвійне бронювання”, тобто бронюють місця понад ті, що є в наявності (на 5-15%).

Система бронювання місць „подвійне бронювання” повинна бути ретельно продумана і чітке регулюватися. Якщо готель не в змозі виконати зобов’язання по прийнятих замовленнях, він ризикує втратити клієнтів, чия бронь не була виконана, а також розірвати ділові відносини з туристичними компаніями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

.2 Служба обслуговування

 

З погляду гостей служба обслуговування є найважливішою в готелі, тому що персонал саме цієї служби працює з клієнтами в постійному контакті і виконує всі функції, зв’язані з їх безпосереднім обслуговуванням. Очолює службу обслуговування менеджер, якому підлеглі швейцари, коридорні, піднощики багажу, консьєржі, ліфтери, водії і т.д.

У зв’язку з важливістю перших вражень клієнтів про готель на персонал служби обслуговування покладається особлива відповідальність. Як

 

правило, першими зустрічають гостей швейцари, що стоять біля входу у готель. Вони повинні привітати гостей, допомогти їм вийти з машини. Швейцари повинні володіти інформацією про послуги, що маються в готелі, про готельні заходи, про місце розташування готелю. Супроводом гостей у номери, а також доставкою багажу займаються коридорні. Під час супроводу їм рекомендується підтримувати з гістьми розмову. При цьому особливо важливо дати інформацію про наявні в готелі послуг: наявність і режим роботи ресторану, кафе, бару, пральні, хімчистки, басейну, спортзалів і т.д.

Безліч важливих послуг роблять гостям консьєржі. До найбільш типових послуг, що виконуються консьєржами, відносяться:

— придбання і доставка театральних квитків;

— замовлення столика в міських ресторанах;

— замовлення і доставка авіа -, залізничних, автобусних квитків,

довідки про роботу міжнародного, міжміського і внутрішнього транспорту;

— резервування місць у перукарню, косметичний салон, на прийом до лікаря;

— інформація про місцеві визначні пам’ятки, роботу музеїв, виставок,

магазинів;

— допомога в екстрених випадках (наприклад, лікаря, юриста, нотаріуса.)

— виконання особистих доручень клієнтів (здійснення покупок, оформлення віз і т.д.).

Для того щоб якісно виконувати вищезгадані послуги, консьєржам необхідно у всіх деталях знати життя готелю в цілому і його численних службах окремо, говорити на декількох іноземних мовах, бути комунікабельними, при будь-яких обставинах демонструвати дипломатичний такт і зберігати прекрасний настрій.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

.3 Служба прийому і розміщення

 

При розміщенні слід ще раз погодити умови попереднього бронювання (категорію номера, наявність зручностей, вид оплати, ціну, термін перебування, передбачувану дату від’їзду і т.д.). Якщо гостю необхідно заповнити анкету, варто зробити це якомога швидко. Наприклад, якщо гість уже бував у цьому готелі, тоді досить тільки його підпису на анкеті (мається на увазі, що інформація про гостя збережена з часу його першого перебування в готелі).

До функцій служби прийому і розрахункової частини відносяться також розподіл номерів і облік вільних місць у готелі, виписка рахунків.

До прибуття гостей служба прийому одержує зі служби бронювання оброблені заявки, відповідно до яких складає карту руху номерного фонду, що допомагає вести облік вільних місць у готелі.

Відразу ж після розміщення гостей в готелі розрахункова частина відкриває на його ім’я рахунок. Звичайно гість користається послугами різних служб готелю, пред’являючи візитну картку або називаючи номер кімнати. Ці служби подають зведення про витрати гостей в розрахункову частину, що включає їх у загальний рахунок. Наприкінці перебування гостей розрахункова частина розраховується з ним і інформує про це всі готельні служби.

Одна з функцій служби прийому — ведення картотеки гостей. На кожного гостя після його перебування в готелі заповнюється спеціальна картка, у якій міститься інформація, зібрана з усіх служб готелю, що мали з гостем контакт. При повторному приїзді гостей ця інформація дає можливість персоналу значно підвищити якість обслуговування, дозволяє багато в чому передбачити переваги і побажання гостя. Подібна робота дуже важлива для цілей придбання постійних клієнтів і є додатковою рекламою готелю. У готелі широко використовуються сучасні комп’ютерні програми, що зберігають бази даних про гостей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

.4 Служба експлуатації номерного фонду

Найважливішою функцією служби експлуатації номерного фонду є підтримка необхідного рівня комфорту і санітарно-гігієнічного стану готельних номерів, а також суспільних приміщень (холів, фойє, переходів, коридорів). По чисельності зайнятого персоналу ця служба є самою великою службою готелю. Як правило, тут працює до 50% усіх службовців готелю.

Службу експлуатації номерів очолює менеджер, якому підлеглі покоївки, чергові по поверсі, стюарди і деякі інші категорії працівників.

Основним обов’язком покоївок є прибирання номерів, незалежно від того, зайняті вони чи вільні. Прибирання номерів буває щоденним; після виїзду проживаючого; генеральним. Щодня покоївка виконує поточне і проміжне збирання номерів.

Прибирання номерного фонду здійснюється в наступній послідовності: спочатку роботи ведуться в заброньованих номерах, потім прибираються номери, які звільнилися від проживаючих гостей, в останню чергу виконуються прибирання в зайнятих приміщеннях. Прибирання варто робити під час відсутності гостя. Якщо ж гість знаходиться в номері, необхідно одержати в нього дозвіл на прибирання.

Процеси поточного прибирання складається з провітрювання приміщення, прибирання і миття посуду, прибирання ліжок, тумбочки, столу, видалення пилу, прибирання санітарного вузла. В обов’язки покоївки також входить перевірка збереження устаткування номера. Якщо номер складається з декількох кімнат, процес прибирання завжди починається в спальні, потім продовжується у вітальні й інших приміщеннях. Завершується робота прибиранням санітарного вузла.

Щоденне проміжне прибирання в номерах робляться в міру потреби і при наявності умов для прибирання.

При прибиранні номера після виїзду гостей в додаткові функції покоївки входить: приймання номера, зміна постільної білизни і рушників, заміна інформації, що є в номері.

Генеральне прибирання номерного фонду і всієї житлової частини готелю здійснюється не рідше одного разу в 10 днів.

кожна покоївка прибирає й упорядковує від 16 до 20 номерів у день — приміщення прибрані у відповідності зі стандартами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

.5 Служба безпеки готелю

 

як і інших готелів є забезпечення безпеки гостей і їхньої власності (майна). Даний фактор усе частіше враховується клієнтами при виборі готелю.

Розроблювальні і впроваджувані в готельному комплексі міри повинні бути націлені на виконання наступних задач:

— забезпечити охорону і безпеку гостей і їхнього особистого майна під час перебування в готелі;

— захистити майно готелю від ворожих дій (крадіжок, вандалізму і т.д.);

— забезпечити захист готелю (самого будинку і всього, що в ньому знаходиться) від терористичних актів (нападів, саботажу і т.д.);

— підтримувати суспільний порядок і забезпечувати належні рамки поводження у всіх місцях готелю;

— забезпечити гостям спокій і конфіденційність під час їхнього перебування в готелі;

— забезпечити можливість негайного й ефективного реагування у випадку якої-небудь події, що вимагає втручання персоналу чи готелю представників сторонніх відомств (міліції, швидкої допомоги і т.д.);

— гарантувати сумлінність і чесність усього персоналу готелю;

— гарантувати можливість надання готелем спеціальних послуг по забезпеченню підвищеної безпеки високопоставлених осіб, до охорони яких особливі вимоги.

 

 

 

 

 

 

 

Алгоритми дій адміністратора при поселенні індивідуала, групи, іноземного гостя. Правила заповнення документів.

 

При поселенні гостя адміністратор повинен діяти, дотримуючись певну послідовність дій, щоб нічого не упустити.

Зустріч — трансфер.

Реєстрація — анкета, карта гостя; важлива частина процедури реєстрації — контакт з гостем.

Вручення ключа — у всіх готелях має виконуватися міжнародна вимога: політика нерозголошення номера кімнати як захід безпеки.

Супровід в номер.

Поселення гостя починається в першу чергу з вітання: «Добрий ранок/день/вечір!» залежно від години, коли прийшов гість. Ранок починається з 5:00 до 12:00 години, день з 12.00 до 17:00 годин, вечір з 17:00 до 23:00 годин, гостя який прибув вночі необхідно вітати словами: «Здрастуйте!».

Потім необхідно з’ясувати бронював Чи гість номер або ж ні. Якщо була бронь то адміністраторові необхідно з’ясувати номер заявки і зареєструвати гостя, потім видати ключі від номера і побажати гарного відпочинку, бел бій допомагає гостю з його багажем.

Якщо ж гість прийшов у готель без попереднього бронювання, то їй необхідно дати заповнити анкету за формою у двох примірниках, потім узгодити умови проживання в готелі.

До повідомлення також додається: копія документа, що посвідчує особу іноземного громадянина, копія міграційної карти, копія візи.

Заповнений бланк Повідомлення готель зобов’язаний у термін не пізніше 24 годин з моменту заїзду іноземця особисто представити в органи ФМС, а повідомлення про зняття з обліку — до 12:00 наступного дня з моменту виїзду гостя з готелю.

ий журнал реєстрації.

При поселенні в готель туристських груп адміністратору за раннє відомі дата прибуття, час, кількість осіб, номер заявки. Як правило, групи приїжджають в готель від туристичних фірм, з якими готель має договір, тому оплата проживання здійснюється за безготівковим розрахунком. Для груп ведеться окремий журнал реєстрації. При заїзді група повинна надати направлення від фірми, тобто документ дає право на заселення в готель і гарантію оплати послуг. Потім адміністратор перевіряє всі дані і видає гостям ключі від номерів, з багажем допомагають носильники.

Таким чином, адміністратор повинен вміти заповнювати всі необхідні документи:

• Анкету;

• Рахунок;

• Карту гостя;

• Повідомлення про прибуття іноземного громадянина.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Стандарт обслуговування гостей при поселенні

 

Ось цим стандартом необхідно користуватися адміністратору при поселенні гостя.

• Портьє перевіряє наявність вільних номерів у готелі або при попередньому бронюванні номер заявки для клієнта;

• Потім з’ясовуємо терміни перебування в готелі;

• Категорію номера (необхідно починати пропонувати номери з найдорожчого;

• Далі подаємо гостю заповнити анкету в двох примірниках, перевіряємо правильність внесених персональних даних гостя в анкеті і реєструємо гостя;

• Виписуємо рахунок (Додаток № 3) і просимо підписати гостя;

• Потім приймаємо оплату проживання;

• Після чого адміністратор видає гостю чек і рахунок;

• оформляє карту гостя (прізвище гостя, номер кімнати та терміни проживання) і видає її разом з ключами;

• І нарешті, треба побажати гостю приємний відпочинку, проводити до номера і допомогти з багажем.

 

 

 

 

 

5. ВІДМІННОСТІ ДОКУМЕНТООБІГУ МАЛИХ ГОТЕЛІВ

 

Відповідно до Основних положень державної служби документаційного забезпечення управління до складу діловодної служби, як правило, включаються: підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, вдосконалення роботи з документами та впровадженню технічних засобів, розгляду листів, секретаріат, експедиція, машинописне бюро, архів.

Служба діловодства в готелі представлена ​​Загальним відділом. Загальний Відділ входить до складу Управління справами і здійснює документаційне забезпечення Компанії, методичне керівництво і контроль за постановкою діловодства в структурних підрозділах Компанії.

Управління справами включає в себе Загальний відділ та юридичну службу. Очолюється начальником, який підпорядковується безпосередньо Генеральному директору Компанії. Основними функціями Управління справами є:

— Контроль за забезпеченням єдиного порядку організації та ведення діловодства в Компанії;

— Контроль за оформленням документів згідно сучасним вимогам.

До складу Спільного відділу входить:

1. Секретаріат Генерального Управління. Основними функціями секретаріату є: прийом і первинна обробка документів, що надходять на ім’я керівництва, реєстрація документів, машинописні роботи, розподіл телефонних дзвінків, відправка документів, інформаційно-довідкова робота з документами;

2. Адміністративно — господарський відділ. Цей відділ забезпечує господарське обслуговування всіх управлінських підрозділів компанії, у зв’язку, з чим виконує наступні функції: постачає канцелярським приладдям; забезпечує меблями, господарським інвентарем; веде контроль за збереженням матеріальних цінностей; усуває неполадки організаційної техніки, меблів і виконує багато інших господарські функції.

Наявність в структурі служби документаційного забезпечення адміністративно-господарського відділу суперечить ГСДОУ 1, так як Загальний відділ повинен бути самостійним структурним підрозділом, що не має у своєму складі підрозділів, безпосередньо не відносяться до документаційного забезпечення управління. Також до загального відділу входять всі співробітники, відповідальні за діловодство в структурних підрозділах готелю «Турист». Необхідно відзначити, що в структурі Компанії відсутня архів.

телю:

— Загальний відділ

— Безпосереднє підпорядкування

— Функціональне підпорядкування

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2 Документи, що визначають порядок роботи з документами на підприємстві (інструкція з діловодства, номенклатура справ, табель уніфікованих форм документів).

 

Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила, прийоми та процеси створення документів, порядок роботи з ними, здійснення контролю за їх виконанням. Затверджується інструкція Генеральним директором за погодженням з начальником Спільного відділу. У структуру інструкції з діловодства повинні бути включені наступні пункти:

Загальні положення.

Правила підготовки та оформлення документів, вимоги до реквізитів документів.

Організація документообігу

Порядок прийому, реєстрації, напрями та розгляду вхідної кореспонденції, порядок підготовки і реєстрації вихідних і внутрішніх документів, організація контролю виконання документів, пошукова система по документах, складання номенклатури справ, формування та оформлення справ, експертиза цінності документів, передача справ в архів.

здійснюють свою діяльність на основі «Положень» даних підрозділів, в яких визначено основні цілі, завдання, функції, обов’язки та права їх керівників. У зв’язку з реструктуризацією Компанії, положення деяких підрозділів перебувають на стадії розробки. З цієї ж причини поки не затверджена організаційна структура, штатний розклад і посадові інструкції на деяких співробітників Компанії.

Коло обов’язків, прав, встановлення взаємин; посадові обов’язки працівників Компанії та кваліфікаційні вимоги до них закріплені та регламентовані посадовими інструкціями. Це дозволяє рівномірно розподілити обов’язки та встановити підпорядкованість працівників.

орюються в діловодстві готелів.

повинна відображати повний комплекс справ кожного підрозділу і бути оформленою згідно із загальними вимогами «Типової інструкції з діловодства».

Номенклатури справ підрозділів готуються співробітниками підрозділів, які добре знають завдання та документацію підрозділу, після чого візуються керівниками підрозділів, а потім представляються на узгодження начальнику Спільного відділу для подальшого їх включення в зведену номенклатуру справ готелю та затвердження. Стверджує зведену номенклатуру справ Генеральний директор.

Заголовки справ у номенклатурі повинні коротко, чітко і конкретно відображати склад і зміст документів, які передбачається групувати у справи. Заголовок містить:

— Найменування виду (видів) документа (розпорядження, протоколи, листування тощо), включеного у справу;

— Визначення ділянки роботи або «опитування діяльності, уточнюючі відомості про авторів документа, кореспондентах, дійсності та документів і т.п.

Якщо справа містить листування, слід вказувати — з ким і з якого питання вона ведеться, вид листування (що виходить, що входить).

«документи», якщо в справу включені документи різних видів.

 

 

 

 

 

 

 

». Основні принципи раціональної його При формулюванні заголовка вживаються терміни «справа» та організації

 

Документаційне забезпечення управління в готелі здійснюється Загальним відділом.

Організація роботи з документами в Компанії включає в себе раціональний документообіг, створення інформаційно-пошукових систем у документах, підготовку документів і передачу у відомчий архів.

.

Під обсягом документообігу Компанії розуміється кількість документів, отриманих та створених Компанією за певний період часу. Показники обсягу документообігу використовуються для визначення технологічної оснащеності процесів роботи з документами, а також для аналізу різних аспектів управлінської діяльності.

Аналізуючи документообіг Компанії за останні 3 роки, була виявлена ​​тенденція до його зростання. У документаційному забезпеченні Компанії виділяють три групи документів:

— Вступники (вхідні);

— Відправляються (вихідні);

— Внутрішні.

Стабільне збільшення обсягу документообігу пов’язано, перш за все, з розширенням організаційної структури компанії за рахунок розширення сфери діяльності, утворення нових управлінь, відділів, збільшення кількості філій, постійним зростанням кількості працівників.

Найбільш поширеною вхідною кореспонденцією є листи з питань ділового співробітництва. Надходить велика кількість листів з питань проведення різноманітних нарад конференцій.

З філій, крім службових листів, регулярно надходять документи, що містять інформацію щодо кон’юнктури ринку, звіти про виконану роботу.

Вихідні документи, що створюються в процесі діяльності Компанії, оформлюються на бланках і мають встановлений склад і порядок розташування реквізитів. Бланки віддруковані друкарським способом на папері формату А4. Застосовуються такі види бланків:

— Бланк Компанії для письма;

— Бланк для листа Управління розвитку бізнесу;

— Загальний бланк для всіх інших видів документів (службова записка, доповідна записка і т.д.).

Внутрішні документи Компанії за формами і призначенням можна розділити на 3 групи:

— Організаційні документи, які регламентують діяльність Компанії (Статут, Положення про відділи, інструкції тощо);

— Розпорядчі документи, що видаються Генеральним директором, його заступниками та керівниками структурних підрозділів;

— Інформаційно-довідкові документи, створювані для вирішення оперативних питань (доповідні і службові записки, акти, довідки тощо).

Враховуючи постійне зростання кількості персоналу, відділів, філій, можна сказати, що кількість внутрішніх документів зростає.

Внутрішні документи в Компанії оформляються на папері формату А4 з відтворенням таких реквізитів: назва Компанії, назва підрозділу, виду документа, місця складання, дати і номера. Всі документи, як внутрішні, так і вихідні складаються в Компанії за допомогою комп’ютера і текстового редактора Microsoft WORD з пакету Office 97.

Співробітники Спільного відділу контролюють правильність оформлення документів відповідно до вимог Типової інструкції у федеральних органах влади 3.

Необхідно відзначити, що при внутрішньому листуванні співробітники Компанії використовують два види документів — доповідні та службові записки.

Виконані документи групуються в справи в суворій відповідності з номенклатурою справ — готелю «Турист». У справу, як правило, підшиваються документи одного року, за винятком особистих і переходять на наступний рік справ. Якщо у справу включені документи за різні роки, вони розділяються між собою індикаторами-роздільниками із зазначенням року. На обкладинці справи також слід вказати, за які роки підшиті документи.

У справу підшиваються тільки виконані документи з відміткою про виконання та підписом виконавця, що свідчить про завершення роботи над документом.

Включення у справу документів, що не відносяться до нього, а також чернеток і копій не допускається. Розташування документів всередині справ проводиться в зворотному хронологічному порядку (документи, що надійшли останніми, у справі будуть першими).

Накази з особового складу і кадрові групуються окремо від наказів з основної діяльності і формуються в службі персоналу.

Формування справ та їх зберігання організовується так, щоб забезпечувалася можливість їх швидкого пошуку і використання, а також повна схоронність. У місцях поточного зберігання справ повинна бути вивішена виписка з зведеної номенклатури справ відповідного відділу.

 

 

 

 

ВИСНОВОК

 

Приходячи на своє робоче місце співробітники, ознайомившись із цією книгою, зможуть зрозуміти сутність роботи служби, свої обов’язки, стандарти зовнішнього вигляду, а також правила внутрішнього розпорядку, яких треба дотримуватися. Обов’язковою аспектом знань є нормативно правова база, то є всі юридичні докуме… нти, пов’язані з поселенням гостя в готель.

Адміністратори також повинні знати правила роботи з обладнанням служби, щоб обслуговувати гостей на вищому рівні і з меншими витратами часу. Для того щоб робота служби прийому і розміщення була якісної і швидкої необхідне знання алгоритмів і стандартів дій при поселенні всіх категорій громадян.

Кожен кваліфікований співробітник знає правила заповнення документів.

При написанні курсової роботи була розроблена книга співробітника служби прийому і розміщення, в якій враховувалися всі ці пункти і розказані докладно і ясно, щоб співробітники, прийшовши на стійку служби прийому і розміщення знали все, що стосується їхньої роботи з гостями і внутрішніми порядками.